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企业如何选择文档管理系统?

任何一个成长三年以上的企业都会积攒庞大的文件材料,特别是随着企业信息化步伐的加快,ERP系统•●、CRM系统管理软件系统的快速铺展,让企业集聚了海量的数据信息,这些信息有企业秘要•●、有培训材料•●、有合同规定等等,面对数量庞大•●、格式多样的文档,依托传统的文档管理方式将难以应付。同时,进行权限设计•●、安全加密•●、协同作业等需求热度的上升,使得企业亟需一个文档管理系统来进行文档管理。企业应充分了解本身在文档管理方面都存在哪些问题,从文档管理上的问题出发,去选择一款适合本身需求的文档管理系统。

 

1•●、产品功用

首要要有能够自由扩容的会集存储渠道,不然数据不断增加将导致存储空间不足的状况发作。

文档安全性问题也是重中之重,经过人员权限分配与文档装备战略,针对人员•●、部分•●、角色等颗粒化授权,每个人只能拜访自己权限范围内的文档。还有有个重要功用——智能备份,好的备份机制具有全盘备份•●、按进程名•●、文件目录•●、文件后缀来装备指定终端用户的文件备份战略。约束备份速率或设置备份时刻间隔,防止占用大量带宽。一旦电脑丢掉•●、文档误删•●、文档损坏等状况发作时,有一键恢复功用,不需要复杂的操作。

快捷的移动工作,凭借移动通信的便利性,运用中即便不在工作区域也能高效迅捷的开展工作,关于突发性事情的布置具有极为重要的意义。

除此之外,文档会集安全存储•●、判别重复文档•●、在线预览/编辑•●、强大的检索功用•●、文档版本管理•●、文档协作同享•●、用户操作日志等这些文档管理系统的根底功用都应具备。

2•●、挑选知名品牌

目前国内文档管理系统的厂商并不多,且多数不是专心于文档安全领域,如OA工作系统•●、CRM系统•●、PDM等等都自称具有文档管理的功用,但在文档管理的专业性上却相差甚远,所以要防范这种集成化的文档管理系统厂商。

3•●、其他

售后服务•●、价格•●、产品稳定性等都是需求考虑的问题。

随着信息化与大数据开展的不断推进,企业关于文档管理系统的需求只会越来越多。本文主要提供了一个选择文档管理系统的思路,可以从产品功用,比如便利性•●、安全性考虑;也可以从品牌知名度或者服务上考虑。总归,“不管黑猫白猫,能抓老鼠的都是好猫”,真正从企业实际情况动身,只要合适自己企业的文档管理系统才是好的文档管理系统。

 

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