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文档管理

      众所周知,企业在发展过程中会创建出大量的有关运营•●、管理•●、产品•●、销售•●、客服•●、财务等相关的各种类型文档,文档的逐渐增多让管理更加费时费力。这些文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档都分别存放在员工各自的电脑里面,或者由各部门•●、各项目•●、各分公司•●、办事处等各自存放,没有将文件进行集中管理,既无法通过统一的平台来访问文件,也无法对公司文档进行统一备份,给企业造成极大困扰。
传统文档管理中面临的问题?
●  文档不能集中管理,文件散落储存于多台电脑中,管理起来十分困难。
●  跨地域,跨部门协同办公不便捷,信息资源共享困难。
●  版本追踪不便,不清楚文档正在被哪些用户编辑•●、文档各个时期的历史版本•●、文档被哪些用户查看过。
●  共享文档不能专门给特定用户或部门阅览,无法保证文档的安全性。
●  文件量大,查找极为不便,效率低下,花在查找上的时间成本很高。
●  重要文件被非法拷贝走,给公司带来极大的损失。
●  没有对数据近期的统计调查,公司做前瞻性分析时缺乏参考依据。
●  文件误删除或硬盘损坏,电脑中毒等情况,造成部分文件的损坏及丢失。
解决方案
海量文档集中存储 平台为企业搭建一个海量文档资料(电子版•●、纸质的•●、Office•●、txt•●、pdf)和各类数字资产(视频•●、音频•●、图片)等集中存储的平台,稳定可靠,文档上传至系统中进行集中存储,查找方便快捷,有效防止重要文件的丢失。
支持互联网远程访问 系统采用B/S架构,支持互联网远程访问,使资料得以多人共享,文档管理随时随地;员工需要访问调阅某些文档时,只需登录系统即可查看,避免因员工出差等情况导致某些文档无法调用的情况发生。
文档版本追踪 系统会保留文档所有的操作历史,并且可以保存每个文档的修改版本。文档正在被哪些用户编辑•●、文档各个时期的历史版本•●、文档被哪些用户查看过,都能够体现出来,给工作带来便捷,降低了错误率,提高工作效率。
支持设置权限 文档管理者或创建者可以将文档共享给不同的用户,不同的用户可以有不同的权限:例如对文档的编辑修改权限•●、打印拷贝权•●、阅读查看权,另存文档权等等,保障机密文件不外泄,提高安全性。
海量文档高级搜索 系统支持高级搜索,可以基于正文•●、文件名/后缀•●、创建者•●、编号•●、属性•●、创建时间•●、更新时间•●、目录等属性组合搜索,解决了由于文档量大造成的查找不便的难题,大大节约了时间成本。
支持文档存储加密 系统支持对文档的加密存储,开启该功能后,系统会对文档混淆加密,如果服务器被非法侵入,被拷贝走的文件也是无法打开的,保障了机密文件的安全。
完整的统计报表 系统会统计最近6个月的文件的上传•●、阅读•●、下载量,同时还会统计系统中用户上传文档数量排行榜•●、活跃用户榜及阅读最多的文档排行等信息,为企业规划提供了方向与建议。
海量资料,统一备份 平台提供自动备份和手动备份两种方式:
1•●、自动备份也可以称为数据库备份,当设置自动备份时间后,到达指定时刻,系统会自动备份数据库,避免用户因工作繁忙忘记备份导致数据丢失的情况。
2•●、手动备份也叫完整数据备份,用户可以将安装目录下的home目录定期拷贝至移动硬盘,当系统损坏时,可以将备份的home目录直接覆盖原先的home目录,即可实现数据的恢复。
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